【保存版】書くことのノウハウを紹介します!

私は、自分自身が成長していくために、「書くこと」に関するノウハウ集を更新し続けています。

私自身、まだできていないことも多いですが、今回は、その一部を紹介してみたいと思います。

目的を明確にする

文章では、何を伝えたいのか、キーメッセージを明確にすることが一番重要です。

この目的があいまいだと、どんなに綺麗な文章を書いても、読み手からすると、

「結局何が言いたいの?」

ということになってしまいます。

何かを書き始める時、まずは「どんなメッセージを伝えたいのか」をきちんと考えてから、文章を作ることが重要です。

読む相手を意識する

万人向けのメッセージは、極力避けたほうがいいと思います。

次に例を2つ挙げます。

①セミナーの例

私はコンサルティングの仕事をしており、何回か外部セミナーに登壇したことがあります。

その際、話すテーマは決まっているのですが、聞き手の背景が多種多様なため、どのレベルで話をすればいいのか迷うことがあります。

最初の頃は、出席者全員が満足するように、テーマに沿った当たり障りのないことをプレゼンしていました。

セミナーを行う目的は、もちろん「集客」です。セミナー後、テーマに関心をもってもらえたら、個別相談に進め、本契約へとつなげていくのです。

ただ、当たり障りのないプレゼンをしたときには、個別相談に持ち込むケースがほとんどありませんでした。

プレゼンテーションは成功しているはずなのに、なぜ・・・。
   
当時の私には理由が分かりませんでした。

但し、ある時、上司が私にこうアドバイスしてくれました。

「出席者は、綺麗な一般論よりも、もっと泥臭い経験談を聞きたいんじゃないかな。自分の業種に合っていないケースもあると思うけど、10人いて1人でも、その泥臭い話に興味をもってもらえたら、セミナーは合格点だよ。」

「なるほど」

と私は思いました。私は八方美人を演じていたのかもしれません。

それからは、極力オリジナリティを出すように心がけ、ニッチな領域でも、泥臭い作業の話でも、一見、誰も興味がなさそうな話でも、セミナーで話すようになりました。

するとどうでしょう。

数件ではありますが、個別相談のケースが増えて来たのです。

泥臭い話をもっとたくさん聞きたいとのことでした。

商品コンセプトもそうですが、大衆受けするヒット商品でも興味のない人はいます。逆に、売れていない商品でも興味のある人はいます。

私は、どんな人向けに話をしているのか、ターゲットを明確にすることが非常に重要だと学習したのです。

②ブログの例

私がブログを始めた際、誰かに何かを問いかける時、「みなさん」という言葉を多用していました。

もちろん、ブログは、インターネットを見ている人全員に話しかけるわけですから、その気持ちは分からなくはありません。

ただ、他の人のブログを読んでいて感じたのは、「みなさん」と話しかけられても、あまり心に響かないことでした。逆に「あなた」と話しかけられると、自分だけに問いかけられているようで、親近感がわいてきました。

そこで、「みなさん」を「あなた」に、一括変換してみました。

こうすることで、ブログのアクセス数にもなんと変化がありました。

最近は、メルマガなどで、個人の名前を文中に挿入して呼びかけることも増えてきましたよね。

不特定多数の人に話しかける場合でも、文章的には「あなた」を使うほうが、文章に親近感をもたせることができると感じました。

文体は統一する

長い文章の中において、

ある文章は「XXである。」
次の文章は「XXだと思われます。」

だと、文章に統一感がなく、読み難いです。

「です」や「ます」を使うのであれば、最初から最後までその文体で統一し、「である」で言い切りたい場合も、文章全体でその文体で統一することが最低限のマナーだと思います。

どちらが正解ということはありませんが、かしこまった論文や新聞など事実を伝える場合は「である調」、ブログなどで日記を書いたり、意見を述べる場合は、柔らかい「ですます調」が好まれることが多いです。

結論をはじめに

レポートやコラムを書く場合は、結論を先に言ったほうが分かりやすいことが多いです。

ストーリーのある小説の場合は別ですが、結論が最後にあると、何が言いたいのか分からないときがあり、読み手を悩ませることにもつながります。

結論を先に言うと紛糾しそうなケースに限っては、結論ではなく、目的から書き始めるとよいでしょう。

語彙力をふやす

良い文章を書くためには、良い素材や、良い言い回しが不可欠です。

これらは一朝一夕で身につくものではなく、ある程度、お手本からのインプットが必要となります。

ビジネス書籍やブログなど、他の人が書いた文章を読み漁ることで、これらの語彙力はついてきます。

私も、学生時代は全く読書をしませんでしたが、社会人になってからは、ビジネス本を読み漁るようになっています。

その結果、今では、文章を書くことが苦でなくなり、次第に文章を書くスピードが早くなってきたような気がしています。

良いアウトプットをするためには、良いインプットを。これが文章上達の秘訣だと思います。

5W2Hを意識する

5W1Hはよく言われることですが、それに「How much(いくら)」も付け加えて、ネット上のライティングでは、5W2Hと言われるようになってきました。

文章を書く時、5W2Hを意識すると、抜け漏れを防ぐことができ、読み手から突っ込まれることが少なくなります。

・Why(なぜ)
・Who(誰が)
・When(いつ)
・Where(どこで)
・What(何を)
・How(どのように)
・How much(いくらで)

目次をきちんとつくる

少し長めの文章を書くときには、いきなり書き始めるのではなく、まず目次から手をつけるとよいと言われています。

ネタがないと、目次は作れませんので、まず文章を書く目的やメッセージ、ターゲットを考えた後、素材となるキーワードを思いつく限り、列挙します。箇条書きでも構いません。

それができたら、あとはそれらを組み合わせて、目次を仕上げていくのです。

一晩寝かせて熟成する

たった今書いた文章を今読み返しても、改善効果は低いです。

一晩、寝てから、新鮮な気持ちで読み返して見ると、さまざまな気づきがあります。誤字脱字も見つかる可能性が高くなります。

現在の思春期の子たちが「ラブレター」を書くのかどうかは分かりませんが、昔は「ラブレターは一晩おいてから渡しましょう」とよく言ってました。

恋人への熱い想いを、冷静さを欠いた状態で書いた文章です。少し時間を置いてから、客観的に読み返してもいいかと思います。

抽象化と具体化を意識する

抽象化と具体化を頭の中にいれておきましょう。具体例を示します。

抽象化の例
・みかん、いちご、ぶどう → 果物 → 食べ物
・キャベツ、大根、レタス → 野菜 → 食べ物

具体化の例
・みかん、いちご、ぶどう ← 果物 ← 食べ物
・キャベツ、大根、レタス ← 野菜 ← 食べ物

常にこの階層を意識することが重要です。

みかんとキャベツを比較することに意味はありますが、いちごと野菜を比較するのは、階層がずれていて、抽象化や具体化の概念が抜けていることになります。

抽象化や具体化を強く意識していると、議論が整理されやすく、頭のいい人に思われる…

かもしれません。

カタカナ語で文章をごまかさない

一般的にあまり聞きなれないカタカナ語を使用した文章は、読み手に不親切です。

読みやすい上手な文章は、分かりやすい日本語に言い換えられています。

海外赴任経験があったりすると、わざとか自然か分かりませんが、カタカナ語が混じった言い方になるようです。

しかしあまり知れ渡っていないカタカナ語を連発すれば、読み手は分かりにくいだけです。

あまり浸透してないかもしれないカタカナ語は、できるだけ別の日本語に置き換えると、書き手自身を賢く見せます。

見せかけだけのカタカナ語では、文章力をごまかすことはできないことに留意しましょう。

不用意に()は使わない

推敲すると、無駄な括弧「()」に気付くことがあります。

上手な文章を書く人は、最初に書く時点で、本当に必要な箇所でしか括弧を使いません。

私もよく「()」を使いますので、注意するように心がけています。

自分のオリジナルを心がける

ブログでもレポートでも、他人の文章のコピーはよくないです。

多少、下手であろうが、ネタに枯渇していようが、自分の言葉できちんと書き続けたほうが、長い目で見たら、文章力の向上が見込めます。

ネタについても、事実を記載するときは引用を明確にし、意見を述べるときは、きちんと自分の言葉で書くことが、読み手との信頼を構築する基本中の基本事項だと思います。

漢字の使いすぎに注意する

漢字を使うと知的な文章に見えますが、同時に、難しい文章や硬い文章に思われがちです。

時折、ひらがなを盛り込んで、パッと見のわかりやすさを追求することも重要です。

事実と意見は分けて書く

さまざまな人の文章を読んでいると、事実と意見がごちゃまぜになっているケースがよく見受けられます。

「日本という国は借金が多い。」

これは事実のようですが、意見です。

なぜなら、借金は多くないと思っている人も少なからず存在しているからです。「多い」というのは主観なわけです。

では、次の文章はどうでしょうか。

「日本という国は1000兆円の借金がある」

これは意見ではなく事実ですよね。

数字によって、きちんと根拠が示されています。

このように、事実なのか、自分の意見なのか、分けて表現することで、読み手を混乱させることが少なくなります。

分かりやすい例えをする

難しい打ち合わせでは、「要するに、XXみたいなものだよ。」と、分かりやすい例えがあると議論が進むことがあります。

そして、分かりやすい例えをすることで、頭の中が整理されている人だなぁと思わせることができます。

文章でも同様で、内容が難しくなってきたら、適度にやさしい例えを挙げてみるのがコツです。

色分けは2種類までにする

太字にしたり、色分けをすることで、文章に潤いを与えることができます。

しかし、あまりたくさんの色わけや太字の種類にしてしまうと、かえって重要なポイントが分かりにくくなります。

原則、細字か太字の2種類で統一すると分かりやすいと思います。

主語と述語を意識する

学生の頃、英作文にチャレンジしたことはあるかと思います。

簡単なものは、「私は」とか「勉強した」とか、英語に訳しやすいです。

ところが、難しい問題になると、何が主語で、この文は否定文なのか受動態なのかよく分からないものがあります。

とても英語に訳しにくく、こういった文章は、日本語でも分かり難いことが多いです。

ネット上での文章は、大学入試の英作文ではないので、なるべくシンプルにすることが重要です。

過剰な敬語は避ける

丁寧な文章を作り上げたい気持ちはわかりますが、文章中のほとんどが敬語だと、とてもわかりにくい文章になります。

文章の中では、極力、敬語をたくさん使うことは避けましょう。

受け身の表現は避ける

主語のない文章は、述語の主体が誰なのかはっきりしません。

文章としては、不十分な印象を受けます。

「~れる」「~られる」

といった受身の表現は、主語のない文章になりやすく、分かりにくくなることが多いです。

「が」を使わない

前の文と後の文で流れを変える接続詞である「が」。

便利な接続詞ですが、これは文章が長くなりがちなので、極力使わないほうが文章は分かりやすくなります。
  
前の文と後の文で流れを変えたいのであれば、文をきちんと2つに分け、「しかし」や「ところが」などでつなぐほうが読み手にとっては親切です。

適度に改行する

改行がない場合は、意味の切れ目を把握することができず、読み手にとって、非常に疲れる文章になります。

内容の固まりで、適度に改行をすることをお勧めします。

マニュアル化を意識する

ブログを書く際、日記的な記事を書く人もいれば、XXな方法・・・のようにノウハウ的な情報発信を行う人もいます。

書く人の立場では、日記風に書くほうが楽ですが、それを少し整理し、ノウハウのように見せると、読み手の感じ方が、がらっと変わるときがあります。

芸能人のブログであれば、その人自身にすでに魅力があるため、日記風な記事でも喜んでもらえますが、一般人のブログであれば、本人がどこの誰か分からないため、よほどコンテンツに惹きつけるものがないと、喜んで記事を読んでもらえません。

ましてや、知らないおじさんの日記など、どれほどのニーズがあるのか甚だ疑問です。

そのために、一般人は、魅力のある文章やタイトルをつけて、情報発信を行う必要があるのです。

・経理部でXX作業を行ってきました。
 → 会計効率化の画期的な方法。
・経営企画部でXX作業を行ってきました。
 → 経営視点の3つのツボ。
・システム開発を行ってきました。
 → システム開発でおちりやすい罠ベスト5。

内容は同じでも、表現を変え、経験をマニュアル化・汎用化し、体系化することで、他人に見てもらいやすくできるのです。

因果関係を明確にする

「私は買い物に行きませんでした。なぜなら、雨が降っていました。」
「事業内容は、とても分かりやすく感じました。」

どちらの文もなんとなく違和感を感じませんか。

例文は短い文のため、意味は分かると思います。ただし、これが長文や、専門用語がでてくるととても分かりにくくなってきます。

まず一つ目の文。

「なぜなら・・・」ときたら「・・・だからです。」でつないでほしいのです。

「私は買い物に行きませんでした。なぜなら、雨が降っていたからです。」

後の文は、理由だけを言ってほしいのです。

そして二つ目の文。

一見、正しい文章のように見えます。意味も通じるでしょう。しかし、この文を英語に訳してくださいと言えば、少し苦労するのではないでしょうか。

主語が「事業内容」なのか「私」なのか明示されていないからです。「事業内容は」と買いてあるので、主語は事業内容かと思いきや、文末は「感じました。」となっているので、主語は「私は」なのでしょう。

「私は、事業内容について、とても分かりやすく感じました。」

いかがでしょうか?

似た単語の連続利用は避ける

似たような単語を続けて使うことで、文章を分かりにくくしていることがよくあります。

「ビッグデータを活用することにより、より多くの顧客を開拓できた。」

要因を説明する「より」と、増加したという意味をもつ「より」が連続して、文章の中で使われています。こういった場合は、どちらかを言い換えると分かりやすくなるケースが多いです。

「ビッグデータを活用することにより、更に多くの顧客を開拓できた。」

これは自分で書いた時には分かりにくいですが、後で読み返してみると気づくことがあります。

人に読んでもらう文章では、自分でも何回か読み返すことを心がけるといいと思います。

「なぜなぜ」で掘り下げる

「Aさんの話は分かりやすいです。」

これは文章としては成り立っています。

もちろん、この文だけで話が終わることはないと思いますが、「なぜ?」とツッコミはいれたくなります。

「Aさんは、難しいことをやさしく話をしてくれるからです。」

なぜ、Aさんはそんなことができるのだろう?

疑問に思う人もいるかと思います。

「Aさんは昔、学校の先生をしていて、子供達に話をすることに慣れていました。」

なんとなく、Aさんの話が分かりやすかった理由が見えてきたような気がします。

つまり、読み手が疑問に思い込みそうなことを先回りして、説明しておくと、より説得力のある文章になります。

文章を書いた後に、「なぜなぜ?」という視点で読み返すこと。

これが、読み手にとって親切な文章を書くコツなのかもしれません。

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